Explica qué datos personales trata iCLARE 360, con qué fines, con quién los compartimos y qué derechos tienes sobre ellos — incluyendo los datos obtenidos a través de las integraciones con Google y Meta.
iCLARE 360 · Innovaly Solutions SAS · www.iclare360.com
Innovaly Solutions SAS (en adelante “iCLARE 360”, “nosotros” o “la plataforma”), empresa domiciliada en Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales recopilados a través del producto iCLARE 360 (www.iclare360.com) y sus integraciones con servicios de terceros autorizados por el usuario.
Dato pendiente de completar antes de publicación final: NIT, domicilio legal exacto y datos de representación legal de Innovaly Solutions SAS. Esta política no inventa esos datos — deben agregarse aquí cuando estén disponibles para el equipo legal.
Esta política se elabora considerando el régimen colombiano de protección de datos personales:
Adicionalmente, en lo relativo a integraciones con Google, esta política se alinea con la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluyendo sus requisitos de Uso Limitado; y en lo relativo a Meta, con las Políticas de la Plataforma de Meta.
Esta política describe nuestras prácticas reales de tratamiento de datos. No constituye asesoría jurídica ni garantiza cumplimiento regulatorio absoluto; te recomendamos contrastarla con asesoría legal propia si tu organización lo requiere.
iCLARE 360 es una plataforma de gestión empresarial multi-módulo. Los datos que tratamos dependen de qué módulos activa tu organización y de la información que tú, tus empleados o tus contactos de negocio ingresan voluntariamente. No recopilamos nada de lo descrito abajo si el módulo correspondiente no está activo para tu organización.
| Categoría | Datos | Origen / cuándo |
|---|---|---|
| Cuenta y acceso | Nombre, correo electrónico — gestionados por Clerk, nuestro proveedor de autenticación. | Al registrarte |
| Organización | Nombre, tipo societario, NIT, email, teléfono, sitio web, país, ciudad, dirección, logo, color de marca. | Al crear/configurar tu organización |
| Equipo | Correo e invitaciones enviadas a miembros de tu organización; rol asignado. | Al invitar colaboradores |
| Empleados (módulo RRHH) | Nombre, cédula, correo, teléfono, cargo, área, tipo de contrato, salario, fecha de ingreso/salida, foto de perfil. | Si activas RRHH, para gestión del personal |
| Asistencia (módulo RRHH) | Ubicación GPS y precisión al momento de marcar entrada/salida, foto de verificación, hora, obra/sede asociada. | Si usas control de asistencia por geolocalización |
| Contactos de negocio (Clientes, CRM, Proveedores) | Nombre, email, teléfono, tipo y número de documento, dirección, ciudad, notas. | Al registrar clientes, leads o proveedores |
| Documentos comerciales | Facturas, cotizaciones, órdenes de compra, gastos (con comprobantes), ingresos/egresos. | Módulos Ventas, Compras, Gastos, Finanzas |
| Proyectos | Nombre, descripción, tareas, comentarios, documentos adjuntos, miembros asignados. | Módulo iProjects |
| Contenido de redes sociales | Borradores y publicaciones generadas para Facebook/Instagram conectados, imágenes. | Módulo iSocial, con tu autorización OAuth |
| Archivos | Documentos, imágenes y recibos que subes a la plataforma (almacenados en Vercel Blob). | Según el módulo donde los cargues |
| Integraciones externas | Tokens de acceso de Google y Meta; credenciales de conexión con Siigo (si tu organización lo conecta). | Ver secciones 5, 6 y 7 |
| Registro de auditoría | Qué usuario realizó qué acción (crear, editar, eliminar) y cuándo, dentro de tu organización. | Trazabilidad y seguridad interna |
| Datos técnicos | Metadatos estándar de solicitudes HTTP (dirección IP, user agent) registrados automáticamente por nuestro proveedor de hosting como parte de su operación normal. | Seguridad, diagnóstico de errores |
iCLARE 360 no está diseñado para recopilar categorías especiales de datos sensibles (salud, origen racial o étnico, creencias religiosas o políticas, orientación sexual, datos biométricos para identificación). Las fotos de verificación de asistencia se usan únicamente para confirmar presencia en el sitio reportado, no para reconocimiento facial automatizado. El servicio no está dirigido a menores de edad (ver sección 16).
Usamos los datos descritos arriba para:
Comunicaciones operativas vs. marketing: podemos enviarte correos operativos (confirmaciones, invitaciones de equipo, avisos de seguridad, cambios a estos documentos). No enviamos marketing por correo sin tu consentimiento separado, y nunca usamos tus datos para publicidad de terceros.
Si conectas tu cuenta de Google desde Configuración → Integraciones, iCLARE 360 solicita acceso a los siguientes alcances (scopes) de la API de Google, únicamente con tu autorización explícita vía OAuth:
https://www.googleapis.com/auth/calendar — acceso a tu Google Calendar.https://www.googleapis.com/auth/tasks — acceso a tu Google Tasks.https://www.googleapis.com/auth/userinfo.email — tu dirección de correo de Google, únicamente para identificar qué cuenta conectaste.Qué hacemos hoy con estos permisos:
Qué almacenamos: el token de acceso y el token de actualización ("refresh token") que Google emite al autorizar la conexión, y la fecha de expiración del token de acceso. Estos se renuevan automáticamente mientras la conexión siga activa.
Cuánto tiempo los conservamos: mientras tu integración con Google permanezca conectada. Se eliminan inmediatamente al desconectarla (ver abajo), o automáticamente si eliminas tu cuenta de iCLARE 360(ver sección 13).
Puedes desconectar tu cuenta de Google en cualquier momento desde Configuración → Integraciones dentro de la aplicación. Al desconectar, eliminamos de inmediato el token de acceso y el token de actualización de nuestra base de datos; dejamos de poder leer o escribir información en tu cuenta de Google desde ese momento.
Cumplimiento con la Política de Datos de Usuario de Google (Uso Limitado):
Si en el futuro iCLARE 360 ofrece nuevas integraciones con otros servicios de Google (por ejemplo Gmail o Google Drive), solicitaremos únicamente los permisos necesarios para esa funcionalidad específica y actualizaremos esta política antes o al momento de habilitarla. Hoy no accedemos a Gmail ni a Google Drive.
iCLARE 360 utiliza las APIs de Meta Platforms, Inc. para que las organizaciones conecten sus Páginas de Facebook y cuentas de Instagram Business y gestionen publicaciones desde el módulo iSocial.
Permisos que solicitamos (OAuth):
pages_manage_posts — crear y eliminar publicaciones en Páginas de Facebook.pages_read_engagement — leer métricas de publicaciones.pages_show_list — listar las Páginas que administras.instagram_basic — leer el perfil básico de tu Instagram Business.instagram_content_publish — publicar contenido en Instagram Business.public_profile — nombre y foto de perfil de Facebook.Qué almacenamos: nombre de la Página o cuenta, identificador de página/cuenta, foto de perfil, el token de acceso de larga duración que Meta emite, y las publicaciones que creas desde iCLARE 360.
Cada organización en iCLARE 360 solo puede ver y gestionar las cuentas de Meta que ella misma autorizó — ninguna organización puede acceder a los activos de Meta de otra.
Para revocar el acceso:
Para mantener activas las conexiones que autorizas (Google, Meta, y — si tu organización lo configura — Siigo), almacenamos en nuestra base de datos las credenciales/tokens necesarios para operar esa integración específica.
Para operar iCLARE 360 usamos proveedores de infraestructura y servicios que actúan como encargados del tratamiento (procesan datos por nuestra instrucción, no por cuenta propia) o, en el caso de Google y Meta, como plataformas con las que interactúas directamente bajo tu propia autorización:
No compartimos tus datos con proveedores adicionales a los aquí listados, ni los usamos para fines distintos a prestarte el servicio que contrataste.
Varios de los proveedores listados arriba (Vercel, Neon, OpenAI, Clerk, Google, Meta) pueden procesar datos en servidores ubicados fuera de Colombia, incluyendo Estados Unidos. No confirmamos en esta política ubicaciones específicas de servidores por tratarse de infraestructura gestionada por terceros. Estas transferencias se realizan en el marco de lo previsto por el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, procurando trabajar con proveedores que ofrecen garantías adecuadas de protección de datos conforme a sus propias políticas de privacidad.
Implementamos medidas razonables para proteger tus datos, entre ellas:
Ningún sistema es completamente infalible. No prometemos seguridad absoluta; en caso de un incidente de seguridad que afecte tus datos personales, te notificaremos conforme a lo exigido por la normativa colombiana aplicable.
Conforme a la Ley 1581 de 2012, como titular de tus datos personales tienes derecho a:
Para ejercer cualquiera de estos derechos, escríbenos a hola@iclare360.com indicando tu nombre, el correo con el que usas iCLARE 360, y el derecho que deseas ejercer. Responderemos tan pronto como sea posible dentro de plazos razonables conforme a la ley.
Si no recibes respuesta satisfactoria, puedes presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) en www.sic.gov.co.
Tenemos una página dedicada con el proceso completo para solicitar la eliminación de tu cuenta, qué datos se eliminan, qué podríamos conservar por obligación legal, y cómo desconectar integraciones sin eliminar toda la cuenta: www.iclare360.com/eliminar-cuenta.
iCLARE 360 puede ofrecer en el futuro una aplicación móvil complementaria. Esta política aplica también a esa app móvil cuando esté disponible. La app móvil está pensada como un asistente de acceso rápido a tu cuenta web — no necesariamente replica toda la administración disponible en la versión web.
Según la versión, la app móvil puede ofrecer funciones como:
Cuando una función administrativa completa (por ejemplo, administración completa de la organización, cambio de plan, configuraciones avanzadas o eliminación de datos complejos) solo esté disponible en la versión web, la app móvil te dirigirá mediante un enlace directo a la sección correspondiente del sitio web, en vez de ocultar esa función o duplicarla de forma incompleta. La opción de eliminar tu cuenta siempre será accesible de forma directa y visible desde la app móvil — ver sección 13.
iCLARE 360 está diseñado para uso empresarial y no está dirigido a menores de 18 años. No recopilamos intencionalmente datos de menores de edad.
Podemos actualizar esta política periódicamente para reflejar cambios en la plataforma o en la normativa aplicable. Publicaremos la nueva versión en esta misma URL y actualizaremos la fecha al inicio del documento. Si habilitamos nuevas integraciones de Google u otros cambios materiales que afecten el tratamiento de tus datos, actualizaremos esta política antes o al momento de habilitarlos.